Informace o zpracování osobních údajů, právech subjektů údajů a zásadách ochrany dat.
Správce webu a služeb AdvokAI: Davok s.r.o.
IČO: 53540573 | DIČ: 2121407057
Sídlo: H. Meličkovej 13, 841 05 Bratislava, Slovenská republika
Zápis v obchodním rejstříku: Mestský súd Bratislava III, oddíl Sro, vložka 150160/B
Kontakt pro soukromí: privacy@advokai.cz
Obecný kontakt: support@advokai.cz
Pověřenec pro ochranu osobních údajů: Ing. Dalibor Vyhnálik
1. Úvod
Tyto zásady vysvětlují, jak společnost Davok s.r.o. zpracovává osobní údaje při provozu webu a služeb AdvokAI.cz. Platí pro návštěvníky webu, registrované uživatele i advokáty a advokátní kanceláře, které službu využívají při práci s údaji klientů.
Při zpracování osobních údajů postupujeme v souladu zejména s nařízením Evropského parlamentu a Rady (EU) 2016/679 (GDPR) a s právními předpisy o ochraně osobních údajů.
Pokud je služba používána advokátem nebo advokátní kanceláří pro zpracování údajů klientů, může být Davok s.r.o. v postavení zpracovatele podle samostatné smlouvy o zpracování osobních údajů (DPA).
2. Postavení při zpracování údajů
2.1 Běžní uživatelé
U běžných uživatelů je Davok s.r.o. správcem osobních údajů, které nám poskytnete při registraci, používání služby nebo komunikaci s námi.
2.2 Advokáti a advokátní kanceláře
Pokud advokát nebo advokátní kancelář vkládá do systému údaje o svých klientech nebo jiné údaje podléhající mlčenlivosti, vystupuje advokát nebo advokátní kancelář jako správce a Davok s.r.o. jako zpracovatel podle čl. 28 GDPR.
Tento vztah se řídí samostatnou smlouvou o zpracování osobních údajů (DPA) a interními bezpečnostními pravidly služby.
3. Jaké údaje zpracováváme
3.1 Údaje o účtu a autentizaci
Zpracováváme zejména:
- jméno a příjmení,
- e-mailová adresa,
- přihlašovací údaje,
- údaje o účtu a nastavení předplatného,
- údaje o ověření identity přes připojené služby, pokud je využijete.
Hesla ukládáme pouze v hashované podobě.
3.2 Obsah a interakce v rámci služby
Zpracováváme texty dotazů, chatů a nahrané soubory, které jsou potřebné pro poskytnutí služby, například pro analýzu dokumentu, vyhledání judikatury nebo generování návrhů textů.
Zpracováváme také technická metadata, zejména:
- čas požadavku,
- identifikátory požadavků a odpovědí,
- zvolený model nebo nástroj,
- identifikátor projektu nebo chatu,
- počet tokenů,
- interní technické identifikátory pro audit a bezpečnost.
3.3 Provozní údaje
Zpracováváme provozní a bezpečnostní údaje, zejména IP adresu, typ a verzi prohlížeče, čas přístupu, technické logy, chybová hlášení a údaje o zabezpečení a detekci zneužití.
3.4 Platební údaje
Pokud využíváte placené služby, zpracováváme údaje nutné pro vystavení a evidenci plateb, fakturaci, správu předplatného a řešení reklamací nebo refundací.
4. Účely a právní základy zpracování
- Poskytnutí služby a plnění smlouvy – čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR.
- Bezpečnost a ochrana služby – oprávněný zájem podle čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR.
- Plnění právních povinností – čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR.
- Marketing – pouze na základě souhlasu nebo tehdy, pokud to právní předpisy dovolují.
- Režim pro advokáty a advokátní kanceláře – při zpracování údajů klientů jedná Davok s.r.o. jako zpracovatel a údaje zpracovává pouze na základě pokynů advokáta jako správce, v souladu s DPA.
5. Příjemci osobních údajů
Osobní údaje mohou být zpřístupněny zejména těmto kategoriím příjemců:
- poskytovatelé cloudové a hostingové infrastruktury,
- poskytovatelé AI a technologických služeb,
- poskytovatelé autentizace a identity,
- poskytovatelé platebních služeb,
- účetní a daňoví poradci,
- orgány veřejné moci, pokud to vyžaduje zákon.
Údaje nepředáváme třetím stranám pro jejich vlastní marketingové účely.
6. Předávání do třetích zemí
Pokud dochází k předání osobních údajů mimo EU/EHP, činíme tak pouze tehdy, pokud je to nezbytné pro poskytování služby a pokud jsou zajištěny odpovídající záruky podle kapitoly V GDPR, zejména standardní smluvní doložky a doplňková technická a organizační opatření.
Pokud je to možné, usilujeme o zpracování dat primárně v EU/EHP.
7. Doba uchování osobních údajů
Osobní údaje uchováváme pouze po dobu nezbytnou pro stanovený účel. Obvykle platí:
- účet a profil: po dobu trvání smluvního vztahu; po zrušení účtu ještě po přiměřenou dobu nutnou k technickému vypořádání a odstranění ze záloh,
- chaty, zadání a výstupy: zpravidla 12 měsíců od poslední aktivity, není-li zvolena kratší retenční doba nebo režim bez historie,
- nahrané soubory a extrakty: zpravidla 12 měsíců nebo do smazání projektu,
- bezpečnostní logy: zpravidla 6 měsíců,
- účetní a daňové doklady: po dobu stanovenou právními předpisy, zpravidla 10 let.
Uživatel může, pokud to právní předpisy dovolují, požádat o kratší retenční dobu.
8. Bezpečnost zpracování
Přijímáme přiměřená technická a organizační opatření k ochraně osobních údajů, zejména:
- šifrování komunikace pomocí HTTPS/TLS,
- zabezpečení dat v úložištích,
- ukládání hesel v hashované podobě,
- řízení přístupů a zásadu minimálních oprávnění,
- logování přístupů a kritických operací,
- pravidelné zálohování,
- audit technických přístupů,
- vícefaktorové ověření tam, kde je to vhodné nebo povinné.
9. Cookies a podobné technologie
Na webu používáme pouze nezbytné cookies, které jsou nutné pro přihlášení, udržení relace, bezpečnost a základní fungování služby.
Analytické ani marketingové cookies používáme pouze tehdy, pokud to výslovně uvedeme a získáme potřebný souhlas, je-li vyžadován.
10. Mlčenlivost a ochrana důvěrných informací
Respektujeme, že zejména v prostředí advokacie mohou být zpracovávány údaje podléhající mlčenlivosti.
Davok s.r.o. i její smluvní partneři jsou vázáni odpovídajícími smluvními a bezpečnostními povinnostmi. Přístup k údajům je omezen pouze na osoby, které jej potřebují pro technickou podporu, provoz nebo bezpečnost služby.
11. Automatizované rozhodování a profilování
Nevyužíváme osobní údaje k automatizovanému rozhodování, které by vůči subjektu údajů mělo právní účinky nebo se jej obdobně významně dotýkalo.
AI výstupy mají pouze podpůrný charakter. Za jejich použití, kontrolu a další odborné nebo právní vyhodnocení odpovídá uživatel, zejména advokát.
12. Zvláštní kategorie údajů
Zvláštní kategorie osobních údajů, například údaje o zdraví, náboženství, politických názorech nebo biometrické údaje, nezpracováváme záměrně, pokud to není nezbytné pro konkrétní službu nebo pokud k tomu není jiný zákonný důvod.
Pokud tyto údaje do služby vložíte, doporučujeme postupovat zdrženlivě a používat pseudonymizaci nebo anonymizaci, pokud je to možné.
13. Věková hranice
Služba je určena osobám starším 16 let.
Pokud zjistíme, že nám osobní údaje poskytla osoba mladší 16 let bez potřebného souhlasu zákonného zástupce, přijmeme kroky k jejich odstranění.
14. Práva subjektů údajů
Máte právo zejména na:
- přístup k osobním údajům,
- opravu nepřesných údajů,
- výmaz údajů,
- omezení zpracování,
- přenositelnost údajů,
- námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
- odvolání souhlasu, pokud je zpracování na souhlasu založeno.
Svá práva můžete uplatnit na adrese: privacy@advokai.cz
Na vaši žádost odpovíme bez zbytečného odkladu, nejpozději v zákonné lhůtě.
Pokud se domníváte, že zpracování porušuje právní předpisy, máte právo podat stížnost u dozorového úřadu.
15. Změny těchto zásad
Tyto zásady můžeme čas od času aktualizovat, zejména pokud změníme funkce služby, přidáme nového zpracovatele, změníme účel zpracování nebo dojde ke změně právních předpisů.
Aktuální znění zveřejňujeme na webu AdvokAI.cz.
16. Kontaktní údaje
Davok s.r.o.
H. Meličkovej 13, 841 05 Bratislava, Slovenská republika
E-mail pro ochranu soukromí: privacy@advokai.cz
E-mail pro podporu: support@advokai.cz
Tento dokument slouží jako informativní zásady ochrany osobních údajů pro web a služby AdvokAI.cz.